Una volta acquisiti i contatti dei potenziali clienti entra in atto la gestione dei dati perché che siano pochi o molti, vanno archiviati e gestiti nel modo giusto al fine che non diventino un groviglio e spazzatura in questione di poco tempo. Se si dovesse venire in possesso o creare una lista di potenziali clienti, che siano 500, 2.000 o più, bisogna riuscire ad archiviarli nel modo corretto perché si possano ricercare e filtrare secondo le necessità ed inoltre bisogna sapere quale di questi sono stati contattati e quali no. Cosa succcederebbe se in azienda dovesse arrivare un ulteriore commerciale? Riuscirebbe a proseguire il lavoro svolto fino ad oggi o dovrebbe perdere tempo per ricreare una lista di contatti che poi molto probabilmente risulterebbe essere qualcosa su cui si è già lavorato in passato senza sapere i trascorsi?
Per questo lavoro esistono dei sistemi per la gestiore dei dati che si chiamano CRM (Customer Relationship Management) nei quali si possono caricare i contatti massivamente e via via che si approfondiscono le info su determinati clienti vengono aggiornate le rispettive schede. Questo sistema non ha nessuno scopo contabile o amministrativo in quanto gestisce solamente l’acquisizione del contatto, la fase della negoziazione e le potenziali vendite in corso. Il CRM può essere integrato con il software gestionale delle aziende con il quale si caricano gli ordini e si emettono le fatture facendo sì che una volta avuta conferma di una quotazione i dati dell’azienda cliente e dei prodotti/servizi venduti vengano trasmessi in automatico facilitando il lavoro del backoffice e dell’amministrazione.
Soluzioni del genere ne esistono di diversi tipi sia online che offline e sia gratuite che a pagamento. Chi ha dimestichezza con Excel se ne può creare uno ad hoc, ma bisogna tenere presente che in base a quante formule vengono impiegate e a quanti dati devono essere gestiti, il file può risultare molto lento. Per ovviare ai problemi strutturali di Excel, è possibile appoggiarsi a delle piattaforme che fino ad un certo numero di contatti sono gratuite e alcune di queste sono: Bitrix24, HubSpot e Zoho. Per chi volesse avere invece una gestione più professionale che sia in grado di gestire innumerevoli contatti, un ampio catalogo di prodotti e servizi ed un ampio gruppo di commerciali, può valutare SalesForce, Microsoft Dynamics 365 e CRM in Cloud di Team System.
Da un CRM ne trova giovamento tutta l’azienda oltre che il dipartimento commerciale ed in particolar modo il dipartimento di marketing perché riesce a gestire ed archiviare i contatti acquisiti dal sito aziendale tramire le landing pages o dalla sottoscrizione alle newsletter o dal form di contatto e poi può integrare e gestire in modo migliore l’invio degli email marketing.
Se si pensa ad un’azienda dove ci sono diversi dipartimenti ed ognuno di questi deve gestire parte del processo di vendita o assistenza, tramite il CRM ognuno dei colleghi è al corrente della situazione attuale del cliente senza dover interpellare diversi colleghi e perdere tempo prezioso.
I CRM online permettono ai commerciali di aggiornare lo stato di avanzamento delle negoziazioni e la creazione di quotazioni e ordini ovunque essi si trovino.
Un CRM strutturato permette molteplici integrazioni con altri software che possono rendere il lavoro in azienda più dinamico. Alcune di queste integrazioni sono:
- con il software di invio email Outlook, Tunderbird e altri, avendo così le conferme della lettura dell’email e l’archiviazione direttamente nella scheda del clietne degli email ricevuti;
- con il cellulare potendo gestire le telefonate e mantenere il registro di queste chiamate con possibilità di aggiungere una nota al fine di tenere traccia di quello di cui si è discusso;
- con il Centralino VoIP, dando la possibilità di vedere chi sta chiamando in azienda ed eventualmente tirare fuori automaticamente delle informazioni cruciali: conti in sospeso, assistenza in corso, ecc.;
- con il sito per aggiungere automaticamente i contatti del sito o anche solo per tenere aggiornata la cartina/lista dei clienti;
- con il software gestionale, per caricare gli ordini e l’anagrafica dei nuovi clienti;
- con il social network LinkedIn per avere maggiori informazioni sulla persona che viene contattata o che ha contattato l’azienda.
Il CRM è uno strumento fondamentale per la corretta gestione delle informazioni dei clienti e potenziali clienti in azienda. Chi non lo ha mai usato può richiedere un periodo di prova per verificarne le potenzialità.