Gerenciar dados de clientes potenciais não é fácil

Uma vez adquiridos os contactos dos potenciais clientes, efectua-se a gestão dos dados, porque, sejam eles poucos ou muitos, devem ser armazenados e geridos de forma adequada para que não se transformem num emaranhado e lixo em pouco tempo. Se você obter ou criar uma lista de clientes potenciais, sejam eles 500, 2.000 ou mais, você precisa ser capaz de arquivá-los da maneira correta para que possam ser pesquisados ​​e filtrados conforme necessário e também precisa saber quais deles foram contatados e quais não. O que aconteceria se um vendedor adicional chegasse à empresa? Ele seria capaz de continuar o trabalho feito até agora ou perderia tempo para recriar uma lista de contatos que provavelmente seria algo que já foi trabalhado no passado sem saber o passado?

Para este trabalho existem sistemas de gestão de dados denominados CRM (Customer Relationship Management) nos quais se pode carregar contactos de forma massiva e à medida que se aprofunda a informação de determinados clientes, os respectivos cartões são atualizados. Este sistema não tem finalidade contábil ou administrativa, pois gerencia apenas a aquisição de contatos, a fase de negociação e as vendas potenciais em andamento. O CRM pode ser integrado com o software de gestão das empresas onde são carregados pedidos e emitidas notas fiscais garantindo que uma vez confirmada a cotação, os dados da empresa cliente e os produtos / serviços comercializados sejam transmitidos automaticamente, facilitando o trabalho de back office e administração.

Existem soluções deste tipo de diferentes formas, tanto online como offline, e gratuitas e pagas. Quem está familiarizado com o Excel pode criar um sistema ad hoc, mas tenham em mente que, dependendo de quantas fórmulas são usadas e quantos dados devem ser gerenciados, o arquivo pode ser muito lento. Para contornar os problemas estruturais do Excel, é possível utilizar plataformas que até certo número de contatos são gratuitas e algumas delas são: Bitrix24, HubSpot e Zoho. Para quem deseja uma gestão mais profissional, capaz de gerir inúmeros contactos, um grande catálogo de produtos e serviços e um grande grupo de representantes comerciais, pode avaliar SalesForce, Microsoft Dynamics 365 e CRM in Cloud by Team System.

Toda a empresa, bem como o departamento comercial e em particular o departamento de marketing beneficiam de um CRM porque é capaz de gerir e arquivar os contactos adquiridos no site da empresa através das landing pages ou através da subscrição da newsletter ou do formulário de contacto e então ele pode integrar e gerenciar melhor o envio de email marketing.
Se pensa numa empresa onde existem vários departamentos e cada um destes tem que gerir parte do processo de venda ou serviço, através do CRM cada um dos colegas fica a par da situação actual do cliente sem ter que consultar vários colegas e perder tempo precioso.
Os CRMs online permitem que os vendedores/representantes atualizem o andamento das negociações e a criação de cotações e pedidos em qualquer lugar eles estejam.

Um CRM estruturado permite múltiplas integrações com outros softwares que podem tornar o trabalho na empresa mais dinâmico. Algumas dessas integrações são:

  • com o software de envio de emails Outlook, Tunderbird e outros, tendo assim as confirmações da leitura do email e arquivamento dos emails recebidos directamente no cartão do cliente;
  • com o celular gerendo chamadas e guardando o registo dessas chamadas com possibilidade de adicionar uma nota explicando o que foi discutido;
  • com a central VoIP, dando a possibilidade de ver quem está ligando para a empresa e, se necessário, extrair automaticamente informações cruciais: contas pendentes, atendimentos em curso, etc.;
  • com o site para adicionar automaticamente os contatos do site ou mesmo apenas para manter o mapa / lista de clientes atualizado;
  • com o software de gestão, para fazer upload de pedidos e novos registros de clientes;
  • com a rede social LinkedIn para obter mais informações sobre a pessoa que é contatada ou que contatou a empresa.

O CRM é uma ferramenta fundamental para a correta gestão da informação de clientes e potenciais clientes na empresa. Quem nunca usou pode solicitar um período de avaliação para verificar o seu potencial.

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